Vi värnar om din personliga integritet. Vi strävar därför efter att alltid skydda dina personuppgifter på bästa sätt och följa alla vid var tid gällande lagar och regler för personuppgiftsskydd. För att du alltid ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter har vi ett utarbetat arbetssätt för hur vi behandlar personuppgifter.

Här anges hur vi hanterar personuppgifter och följer gällande lagstiftning. Vi förklarar också vilka rättigheter du har gentemot oss och hur du kan använda dem.

Vi på Potplant har sedan 1987 verkat som inköpare och leverantör av blommor och tillbehör huvudsakligen till dagligvaruhandeln. Vi bygger långsiktiga relationer med våra kunder, och har höga krav på service och kvalitet.

I vår verksamhet arbetar vi med både inköpare och andra leverantör, där personuppgifter kan komma att behandlas. Sådan behandling sker endast för att kunna uppfylla de krav som ställs på  hela inköps- och leverantörskedjan.

Varför behandlar vi personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för att -

• identifiera dig som representant för kundföretaget om användandet av varor, service och tjänster,

• uppfylla våra serviceåtagande mot dig,

• administration av ingånget avtal,

• utveckla vår verksamhet och relation med dig som kund eller leverantör

• förse dig med relevant information om vår verksamhet, priser och leveransbestämmelser mm som      rör de varor och tjänster vi tillhandahåller.

Laglig grund för behandling

Personuppgiftsbehandlingen sker p.g.a. att den är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt serviceåtagande mot de företag som är kunder (fullgöra avtal) eller för att utveckla våra kundrelationer och informera dig om vår verksamhet (nödvändig för ändamålet). Behandlingen kan också grunda sig på att vi ska kunna fullgöra våra eller för att kundföretagen ska fullgöra sina rättsliga förpliktelser. Dit hör att löpande informera kundföretagen och deras kontaktpersoner om vår verksamhet eller regler som kundföretagen kan komma att behöva känna till.

Tillhandahållandet och behandlingen av personuppgifter i enlighet med dessa villkor är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla kvalificerad rådgivning eller lämna annan väsentlig information inom olika rättsområden.

Vi kan för kundföretag uppträda som personuppgiftsbiträde. I dessa fall har vi en säkerställd ordning för att behandlingen sker i enlighet med lagens uppställda krav på säkerhet och skyddsnivå.

Vilka personuppgifter behandlar vi

De personuppgifter som behandlas är i huvudsak: namn, adress, e-postadress, telefonnummer, kundnummer och befattning. Uppgifterna är kopplade till de kundföretag som har avtal med Potplant AB. I enskilda kundärenden, där vi lämnar rådgivning och eller företräder kundföretag kan ytterligare personuppgifter behandlas. Vilka uppgifter som då kan komma i fråga beror på vad kundärendet avser.

Det centrala för behandling av personuppgifter i kundärenden är att tillse att kundföretagen ska kunna uppfylla sina förpliktelser enligt avtal och lag.

Var behandlar vi uppgifterna

Potplant AB och våra eventuella samarbetspartners behandlar som huvudregel personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES har vi ansvar för att våra samarbetspartner och våra leverantörer lever upp till samma säkerhets- och skyddsnivå som tillämpas i EU/EES.

Till vilka lämnar vi ut personuppgifter

De personuppgifter vi behandlar lämnas normalt inte ut till tredje part. Vi säljer inte personuppgifter.

I enskilda kundärenden, där personuppgifterna är avgörande för kundärendets handläggning, lämnar vi ut personuppgifter till berörda parter, organisationer eller myndigheter. Vi kan också komma att lämna ut personuppgifter när det sker med stöd av lag- eller myndighetskrav.

Hur behandlar vi uppgifterna

Vi uppdaterar och ser löpande över våra rutiner för att skydda våra system mot dataintrång, oavsiktlig förlust eller förstörelse. Vi, och i förekommande fall våra samarbetspartners och leverantörer, har vidtagit säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Med brandväggar och antivirusprogram skyddas data och för att förhindra obehörig tillgång till nätverk och system. Data förvaras i låsta utrymmen. Våra anställda, som har tillgång till personuppgifter har instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler. Det krävs lösenord och användarnamn för att logga in i dessa system. Data lagras i krypterad form. Detta gäller all hantering av personuppgifter.

Hur länge lagrar vi personuppgifter

Vår behandling av personuppgifter sker så länge som uppgifterna är relevanta för att utveckla vår verksamhet och vår relation med dig. Om du upphör att företräda ett kundföretag avaktiveras dina uppgifter. Vissa av dina personuppgifter kan dock finns kvar för att vi ska kunna uppfylla avtalsmässiga efterverkningar, där du företrätt kundföretaget.

Upphör kundföretagets avtal kommer personuppgifterna finnas kvar i upp till tio år, för att vi ska kunna fullgöra våra efterföljande förpliktelser, såvida inte längre lagring följer av lag.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära information om vår behandling av de personuppgifter som berör dig. Du har även rätt att få uppgifterna korrigerade och/eller kompletterade samt, under vissa omständigheter, raderade (t.ex. om de inte längre är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som låg till grund för behandlingen av uppgifterna).

Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter för framtida behandling. Notera dock att vissa affärsrelationer, fullgörande av avtal och samspel mellan dig/det företag du representerar och Potplant AB, kan förutsätta att behandling av personuppgifter sker för att kunna genomföras eller bibehållas.

Du har även rätt till dataportabilitet, som innebär att du kan begära att få ett registeruttag med vissa av dina personuppgifter i ett format som kan överföras till en annan personuppgiftsansvarig.

Direkt marknadsföring

Du kan närsomhelst meddela oss att marknadsföringsutskick ej önskas genom att kontakta oss på (tel. 08-590 710 75) eller meddela detta via e-post: info@potplant.se.

Personuppgiftsansvarig

Potplant AB, 556284-4158 är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter enligt dessa villkor.

Kontakt

Om du har frågor kan du alltid ta kontakt med oss på Potplant AB. Du har rätt att begära kostnadsfri information om dina egna personuppgifter. Om du vill ha sådan information ska du skicka en skriftlig begäran till oss per post till adressen som anges nedan (begäran kan alltså inte skickas via e-mail). Den skriftliga begäran ska vara undertecknad av dig.

Tallbacksgatan 10

195 72 Rosersberg

E-post: info@potplant.se

Telefon: 08-590 710 75

Hemsida: www.potplant.se

Uppdaterat och gäller fr.o.m. 2020-09-01